Categories
Aktuellt Vårt erbjudande

The capabilities of a yard management system

Inlägg på svenska följer nedan.

Frequent readers of our blog are well aware of the benefits for adopting a yard management system (YMS), either as standalone or as a complement to their transportation management system (TMS) or warehouse management system (WMS). In their report on trends within yard management technology and selection considerations, Gartner summarizes the key use cases well:

  • Process improvements (gate management, flow of goods and material in the yard, yard automation)
  • Visibility (of yard operations, of trailer location, product inventory stored in the yard)
  • Cost reduction (detention and demurrage expenses, dock labor)
  • Carrier analysis (follow-up on carrier commitments and performance, wait time and unload time)

Even if it could be considered as subsets of above use cases, we would add based on our experience and customer’s challenges:

  • Scalable and streamlined communication as automated check-in at the gate (or even before arrival) can easily be enhanced with information to the visiting drivers regarding site routines and safety instructions, tailored depending on the type of goods that is being loaded or unloaded. In unpredictable times, having the capability to rapidly adjust routines, and at scale communicate them, has for our customers been proven to be highly beneficial. Add on the complexity of drivers speaking foreign languages, something that is almost default in Europe, and you might recognize the benefits of this utilizing a YMS to communicate at scale in a, for the truck driver, relevant language.
  • Safety enhancement by ensuring that everyone who is moving in your yard is aware of the site routines and safety instructions. This is not only an important mitigator for costs and poor processes, but could more importantly be a difference between life or death. Truck drivers are (at least in Sweden) one of the groups that are most prone to workplace related incidents, and especially those with fatal outcome. Putting safety ahead of process improvements, visibility and cost reductions should be a high priority and an important driver to improve reputation among carriers and overall reduce reputational risk.
Image by Garner of the interplay and the important capabilities needed to reap the benefits from a YMS

To reap the benefits of a YMS, it is important to model the yard operations and the specific requirements for each site. However, there are 3 key capabilities that most logistics sites typically have and these are the ones worth focusing on in order to improve overall yard operations.

  1. Gate: the capability to manage access of trucks entering and leaving the yard. Depending on need and complexity, the gate can be manned or unmanned, or even fully automated. The gate passage is naturally the point in the yard management flow where check-in happens and it is recommend that the sites communicate their site routines and safety instructions at this step. Some of our customers even choose to implement knowledge checks at the end of the check-in to ensure that the driver has fully understood the instructions prior to being granted access to the yard.
  2. Yard: the capability to have visibility in the yard, i.e. knowing the location of trucks and trailers that need to be parked before loading or unloading. For the sites who manage “yards of yards” i.e. that have both long and short-term parking of trailers in their yards and thereby are extending the “warehouse” out into the yard, the capability also encompasses visibility for “spotters”, i.e. those who move trailers between docks and parking spots in the yard, in order to determine location and destination of trailers. In addition to location of trailers and trucks, this capability can also involve “audits” of goods and equipment such as weighing or temperature monitoring.
  3. Loading / Unloading Docks: the capability to schedule and call-in specific trucks to docks for loading and unloading. Combining this capability with slot booking either by a logistics planner or by the carrier ahead of arrival can improve workforce and production planning. As many of our customers don’t manage “yard of yards” on their site and sometimes end up having queues of trucks parked outside of their sites, being able to efficiently and timely call in carriers directly to the correct docks is critical to improve flow and reduce congestion.

Not all sites will weigh above capabilities equally, which is why we at Lup Technologies offer our customers the opportunity to pick and choose among the functionality that best meets their requirements, and when required scale and integrate with other systems and hardware to continuously improve their yard operations.


Återkommande läsare av vår blogg är väl medvetna om fördelarna med att implementera ett yard management system (YMS), antingen som ett fristående system eller som ett komplement till ett transport management system (TMS) eller lagerstyrningssystem (WMS). I deras rapport om trender inom yard management-teknologi och urvalskriterier vid val av YMS så summerar Gartner fördelarna väl:

  • Processförbättringar (in-/utpassage vid grind, flöde av gods och material i lastgården, automatisering av processer i lastgården)
  • Synlighet (aktiviteter i lastgården, trailerlokalisering, inventarier parkerade i lastgården)
  • Kostnadsreduktioner (kostnader för fördröjningar för tomma och lastade trailers, kostnader för arbetskraft vid lastkajen och i lastgården)
  • Analys av åkerier/speditörer (uppföljning av åkeriers och speditörers tjänster levererade och beteende på anläggningen)

Vi skulle även vilja lägga till följande två perspektiv till ovan baserat på erfarenhet från vårt arbete med våra kunder och deras utmaningar:

  • Skalbar och effektiv kommunikation eftersom en check-in vid in-/utpassage (eller till och med innan ankomst) enkelt kan kompletteras med information till de ankommande lastbilschaufförerna angående anläggningsrutiner och säkerhetsinstruktioner. I föränderliga tider så är förmågan att snabbt kunna anpassa rutiner och i större skala kunna kommunicera dem av stor vikt. Adderar man därtill komplexiteten som vi är vana vid här i Europa med chaufförer som inte pratar det lokala språket, så framgår fördelarna med att att kunna använda sitt YMS för kunna kommunicera på flertal språk tydligare.
  • Förbättrat säkerhetsarbete genom att säkerställa att samtliga som rör sig i anläggningens lastgård känner till rutiner och säkerhetsinstruktioner. Detta är inte bara en viktig parameter för att undvika kostnader för ineffektiva processer och flöden, utan kan även vara skillnaden mellan liv och död. Lastbilschaufförer är, iallafall i Sverige, en av de grupper som löper störst risk att skadas på arbetsplatsen, och framförallt när det gäller olyckor med dödlig utkomst. Att sätta säkerheten först, framför processförbättringar och kostnadsreduktioner borde vara en prioritering.
Bild lånad av Gartner som illustrerar sambandet mellan de viktiga komponenterna I ett YMS.

För att skörda frukterna från ett YMS så är det viktigt att först modellera och förstå de egna processerna i lastgården och lastkajen för att på så sätt kunna formulera en kravbild för anläggningen. Generellt sett så finns det dock tre nyckelkomponenter som de flesta logistikhubbar mer eller mindre behöver fokusera på i sin lastgård för att förbättra hanteringen.

  1. Grind: innefattar förmågan att hantera in-/utpassage av lastbilar till/från lastgården. Beroende på anläggningens behov och komplexitet så kan grindhanteringen vara bemannad eller obemannad, och i vissa fall även helt automatiserad. Grindpassagen blir naturlig en punkt i flödet där incheckning sker och denna punkt är också då vi rekommenderar att anläggningar kommunicerar sina rutiner och säkerhetsinstruktioner. En del av våra kunder väljer även att implementera kunskapsprov för att säkerställa att besökarna har tagit till sig och förstått instruktionerna innan de får tillåtelse att passera in till anläggningen.
  2. Lastgård: innefattar förmågan att öka synlighet i lastgården, det vill säga att veta var lastbilar och trailers befinner sig. För anläggningar med hög komplexitet i lastgården där trailers ofta står parkerade även under längre tid vilket innebär att lager delvis flyttas ut till lastgården (“yard of yards”), blir förmågan att även öka synlighet för personal som flyttar trailers mellan lastgården och produktion viktigt. Utöver lokalisering och synlighet, så kan denna förmåga även innefatta kontroller av gods och fordon såsom vägning eller temperaturmätning.
  3. Lastkaj: innefattar förmågan att kunna schemalägga och kalla in lastbilar vid specifika tidpunkter för lastning eller lossning. Att kombinera denna förmåga med tidsbokning, antingen av en logistikplanerare, speditör eller chaufför innan ankomst kan förbättra planering av både personal och produktion. Då många av våra kunder inte hanterar “yard of yards” på deras anläggningar, det vill säga att chaufförerna inte mellanlandar med sina trailers på en parkeringsplats utan istället blir inkallade direkt till lastkajen så skapas ofta köbildning utanför anläggningen. Att kunna planera flödet i förväg genom bokning och inkallning till lämplig lastkaj är kritiskt för att undvika trängsel.

Alla logistikhubbar värderar inte dessa förmågor lika, vilket är varför vi på Lup Technologies erbjuder våra kunder möjligheten att välja den funktionalitet som bäst möter deras behov. Och vid behov, skala och integrera med andra lösningar för att kontinuerligt förbättra deras processer i lastgården.